jak zwiększyć efektywność pracyDziś nie o pozycjonowaniu i e-marketingu ale o problemie, który dotyka wielu, zwłaszcza początkujących przedsiębiorców – brak czasu.

Problem z zarządzaniem czasem pracy dotyczy wielu z nas.  Jeżeli jesteś właścicielem jednoosobowej firmy, to z pewnością odczuwasz to bardzo boleśnie. Jednocześnie jesteś, sprzedawcą, marketingowcem, wykonawcą, księgowym, kierowcą, specjalistą it, sekretarką itp. Dla nas wszystkich doba ma 24h, dlaczego zatem niektórzy osiągają więcej? Głównie dlatego, że mają jasne priorytety i są lepiej zorganizowani.

Jak to wszystko pospinać by, po pierwsze było “załatwione”, po drugie, by firma się rozwijała. Moim największym problemem było/jest “gaszenie pożarów”. Czyli plan na dzień pracy jest inny, a w międzyczasie “wyskakuje” kilka, czasem wystarczy jedna sprawa “niecierpiąca zwłoki” i cały plan trafia szlag .

O nie. Postanowiłam to zmienić i wprowadziłam kilka świętych zasad od których odchodzę tylko i wyłącznie w wyjątkowych przypadkach

Zasada 1. PLANUJ.

Zaczęłam od planu na ten rok. Plan zawiera moje główne cele.  Potem rozbiłam go na miesiące, miesiące na tygodnie, tygodnie na dni. Plan np. na dzień dzisiejszy wygląda tak:

  • 9.00 – 10.30 – wykonanie projektu strony głównej strony internetowej klienta.
  • 10.30 – 10.35 – przerwa.
  • 10.35 – 11.00 – przygotowanie umowy na pozycjonowanie strony dla klienta.
  • 11.00 – 11.30 – wybranie blogów do publikacji artykułów.
  • 11.35 – 12.30 – napisanie niniejszego artykułu.
  • 12.30 – 13.45 – analizy statystyk stron klientów.
  • 13.50 – 14.30 – odpowiadanie na maile i telefony.
  • 14.30 – 15.00 – plan na kolejny dzień

“Wygrywa tylko ten, kto ma jasno określony cel i nieodparte pragnienie, aby go osiągnąć” – Napoleon Hill

Zawsze kończąc pracę jednego dnia planuję dzień następny. W praktyce wygląda to tak, że skreślam punkty, które udało mi się zrealizować (czasem wszystkie :-), a resztę przenoszę na następny dzień.

Zasada 2. SKUP SIĘ

Skupienie całkowitej uwagi na wykonywanym działaniu pozwala mi wykonać je szybciej. Jak to robię? Po pierwsze wyłączam wszystkie “rozpraszacze” tzn. komórkę, facebooka, pocztę, radio itp. Jeżeli zadanie wymaga zastanowienia i absolutnej ciszy stwarzam sobie optymalne warunki.

Zasada 3. PRACUJ W BLOKACH CZASOWYCH

Ja pracuję średnio 4-5 godzin dziennie. W tym czasie muszę wykonać zadania, które ludzie pracujący na etacie wykonują w osiem godzin. Staram się więc na wykonanie konkretnego zadania, przeznaczyć konkretną ilość czasu. Zawsze ale to zawsze po 1.30 h robię 5 minut przerwy.

W przerwie wstaję od biurka, wychodzę na chwilę na świeże powietrze, lub wykonuję kilka prostych ćwiczeń.

Zasada 4. WYKONUJ JEDNĄ CZYNNOŚĆ NARAZ.

clock-1049400_1920Każdy zna taką sytuację, w której ilość zadań jest tak duża, że staramy się wykonywać kilka jednocześnie. Np. piszesz artykuł, lub robisz wyliczenia i  jednocześnie wykonujesz telefon do klienta przy okazji sprawdzając np. pocztę.

Błąd.

Mnie np. bardzo ale to bardzo denerwowała ilość pootwieranych zakładek na pulpicie, podczas gdy w danym momencie potrzeba mi była jedna, góra dwie. Myliłam się klikając w każdą otwartą stronę po kolei, co powodowało narastające zdenerwowanie, marnowanie czasu i totalną dekoncentrację. Teraz jeśli np. wykonuję w konkretnej godzinie stronę dla klienta. Otwartą mam tylko stronę na której pracuję i dokument z treścią przesłany przez klienta. Pozwala mi to szybko i w pełnym skupieniu wykonać zadanie. Strony nie muszę dziś ukończyć. Zaplanowane mam, że dziś np. wykonam stronę główną i zakładkę oferta itp. Potem zamykam wszystko związane z tym zadaniem, robię 5 min przerwy i przechodzę do kolejnego zadania. Może to być np. wystawienie faktur klientom lub napisanie artykułu na bloga.

Zasada 5. NIE ODKŁADAJ “NA PÓŹNIEJ”

Każdy nas niektóre rzeczy lubi robić innych nie za bardzo. Jeżeli w twoim planie pracy są takie rzeczy, na myśl o których Cię wzdryga … zacznij od nich! 

 

“Nie ma nic bardziej męczącego niż nieprzemijający ciężar nieukończonego zadania” – Wiliams James

Nie jest żadnym odkryciem, że czynności których nie lubimy wykonywać ale które powinniśmy są zwykle odwlekane na czas bliżej nieokreślony. Czasem nie zabieramy się za nie w ogóle i pozostają one zawsze w sferze planów. Najlepszym by się ich pozbyć jest wykonanie ich jako proiorytetowe przed innymi. Jest to sposób bardzo prosty ale niebywale skuteczny. Świetnie jest on opisany w książce, którą Wam polecam “Zjedz tę Żabę” Briana Tracy. Ową “żabą” są właśnie czynności których nie lubimy robić. 

Zasada 6. KOŃCZ ZADANIA KTÓRE ZACZĄŁEŚ

“Nic nie zacznie działać, dopóki Ty nie zaczniesz” – Maya Angelou

Znasz pewnie powiedzenie, że się ma do czegoś “słomiany zapał”. Zaczynasz coś, nie kończysz, porzucasz w połowie. Strata czasu, energii a często i pieniędzy. Często są to pomysły warte miliony, a ich twórcy byliby obrzydliwie bogaci, gdyby tylko… wprowadzili je w życie. Świat jest pełen niezrealizowanych pomysłów. Nie pozwól by twój do nich dołączył. 

Zasada 7. ZLECAJ ZADANIA

Outsourcing niektórych zadań w pewnym momencie stanie się dla Ciebie koniecznością. Im szybciej to zrozumiesz, tym lepiej. Nawet jeśli jesteś perfekcjonistą i wszystko robisz sam, bo nikt nie zrobi tego lepiej musisz zmienić podejście.

Zlecanie prostych zadań innym pozwoli Ci skupić się na tych najważniejszych, które przynoszą Ci największy dochód. Ja np. zlecam księgowość, pisanie artykułów dla klientów służących pozycjonowaniu, katalogowanie stron czy zakładanie profili na blogach. Ponieważ zajmuję się e-marketingiem moim głównym zadaniem jest przygotowywanie strategii promocji dla klientów, spotkania i kontakt z klientami. Nie mogłabym tego robić gdybym musiała sama wykonywać wszystkie drobne czynności. Bardzo często korzystam z portali freelanceria.pl czy oferia.pl i zlecam np. napisanie artykułu. Potem, gdy już taki artykuł otrzymuję wyszukuję osobiście już tylko portal na którym będzie in opublikowany.

Jak widzisz zarządzanie i efektywność pracy w dużej mierze zależą od organizacji pracy jeśli to uzupełnione zostanie o pasję i determinację sukces masz gwarantowany. Powodzenia!

 


Polecane lektury:

Brian Tracy – “Zjedz Tę Żabę”,

Kerry Gleeson – “Zrób to od razu”,

Timothy Ferrris – “4-ro godzinny tydzień pracy”.

 

 

 

 [pb_builder]

3 thoughts on “7 Sposobów Na To Jak Zwiększyć Efektywność Swojej Pracy

  1. Fajnie, syntetycznie napisanie. Dzięki za tą garść przydatnych informacji. Do gustu przypadła mi zwłaszcza zasada 6, bo z tym mam osobisty problem 😛

    Pozdrawiam serdecznie
    Malwina W 🙂

  2. Coś jest nie tak z dodawanie wpisów – napisałem poprzedni komentarz ale wyskoczył jakiś error :/
    To w skrócie – ja czytam książki motywujące do działania (teraz: Pełna moc możliwości – Walkiewicz Jacek ). To zawsze daje mi kopa na kilka godzin. Czyli przyjemne (czytanie) z pozytywnym (efekt czytania).

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

19 + eleven =